Архивное хранение документов

Долговременное и надёжное хранение документов в архиве невозможно без соблюдения обязательных правил:

  • помещение, используемое в качестве основного хранилища, должно иметь защиту от стихийных бедствий и аварийных техногенных ситуаций (скрытая электропроводка, отсутствие магистральных газо- и водопроводов);
  • запрещается применение открытого огня и нагревательных приборов;
  • обслуживающий персонал не имеет права хранить любые посторонние предметы и продукты питания;
  • хранение документации разрешается только на металлических передвижных либо стационарных стеллажах для архива;
  • должен иметься запасной выход.

Расположение полок для хранения документов строго регламентировано:

  • ширина основного прохода – минимум 1,2м;
  • второстепенные проходы – шириной от 0,75м;
  • расстояние от стен до параллельно стоящих стеллажей – не менее 0,75м;
  • от торца стеллажей до стены помещения – минимум 0,45м;
  • от пола до нижней полки – не менее 0,15м.

Cтеллажи архивные металлические располагаются перпендикулярно окнам и отопительным приборам. Не допускается их контакт со стенами помещения, радиаторами отопления. Минимальное расстояние от окон и источников тепла – 0,6м.

Архивная документация должна храниться в коробках, папках либо в связках. Не разрешается нахождение укомплектованных документов вне стеллажей, в местах, не предназначенных для постоянного хранения.

Допускается освещение архивного хранилища как при помощи естественного, так и искусственного света. Для исключения вредного воздействия солнечного света помещение должно быть укомплектовано плотными шторами или светозащитными экранами.

Для соблюдения норм пожаробезопасности все осветительные приборы применяются только в закрытых плафонах. Источником света могут быть диодные, люминесцентные или обычные лампы накаливания. Люминесцентное оборудование применяется с учётом УФ-спектра, негативно действующего на бумажную документацию. Желательно использовать лампы с минимальными показателями излучаемого ими ультрафиолета.

В помещении, где организовано архивное хранение документации, проводится постоянный контроль и поддержание температурно-влажностного режима. Нормы для хранилищ:

  • бумажных документов – влажность 50-55%, температура – 17-190C;
  • кино- и фотоплёнок – влажность 40-45%, температура – 150С (для чёрно-белых плёнок), 2-50С (для цветных плёночных носителей);
  • дисков и магнитных лент – влажность 50-65% при температуре 15-200С.
Продажа стеллажей и техники для склада - MKN.RU © 2000-2020
8 (495) 505-51-03      8 (495) 505-51-08
info@mkn.ru